Checkliste Arbeitzeiterfassung

Gesetzeskonforme und effektive Arbeitszeiterfassung kann so einfach sein

Nach dem Urteil des Europäischen Gerichtshofes (EuGH) wird die Arbeitszeiterfassung in Zukunft zur Pflichtaufgabe für Unternehmen jeder Größe. Wie genau dies in den einzelnen Ländern spezifiziert wird, entscheiden die nationalen Gesetzgeber.

Doch eines steht schon fest: Unternehmen sollten sich bereits jetzt proaktiv um eine effiziente und zukunftsfähige Lösung rund um die Arbeitszeiterfassung und das Arbeitszeitmanagement bemühen. Wir sprechen dann von digitalem Workforce Management und das ist mehr als nur eine reine Zeiterfassung. Es bildet die Basis, um Arbeitszeitflexibilisierung effizient und nachhaltig umzusetzen. Es verbessert die Work-Life-Balance der Mitarbeiter und bietet dem Arbeitgeber gleichzeitig bessere Steuerungsmöglichkeiten. Und es schafft agile Prozess- und Organisationsstrukturen, die Unternehmen sicher in die digitale Zukunft führen. Denn mit der reinen Erfassung von Arbeitszeiten hören die Prozesse nicht auf.

Arbeitszeiten müssen überprüft, bewertet, ausgewertet und an externe Systeme wie beispielsweise Lohn & Gehalt übergeben werden. Überstunden, Fehlzeiten, Urlaube müssen beantragt und verwaltet werden. Und es braucht Überwachungsmechanismen, die Unstimmigkeiten oder Fehler in der Zeiterfassung monitoren und automatisch auf Anomalien hinweisen. Damit sind große administrative Aufwände verbunden.

Es geht allerdings auch auf die smarte Art. Denn ganzheitliches Workforce Management deckt all diese Anforderungen auf intelligente Art und Weise ab. Und es kann noch viel mehr. Die Entscheidung für ein digitales Workforce Management ist also eine Entscheidung für die Zukunft.

Von der Pflicht zur Kür: Worauf Sie bei einer Arbeitszeiterfassung mit Mehrwert achten sollten

Auch wenn das Urteil des EuGH eine Verpflichtung zur Arbeitszeiterfassung bedeutet, sollten Sie nicht nur über eine Papier- oder Tabellenkalkulation-basierte Arbeitszeiterfassung nachdenken, sondern über eine professionelle Lösung. Worauf Sie dabei achten sollten, können Sie anhand dieser Checkliste überprüfen. Je weniger Haken Sie setzen, desto dringender benötigen Sie ein ganzheitliches Workforce Management und desto größer sind die Potenziale, die sie damit erschließen können.


- Arbeitszeiten können plattformunabhängig über Terminals, den Arbeitsplatz oder über das Telefon erfasst werden
- Flexible Mitarbeiter können auch von unterwegs über eine App oder im Home Office über ihren PC Zeiten erfassen.
- Vorgesetzte bzw. berechtigte Personen haben einen Echtzeitüberblick über anwesende Mitarbeiter
- Digital gestempelte Arbeitszeiten werden in Echtzeit in die Zeitwirtschaft übertragen und dort verarbeitet
- Arbeitszeiten werden automatisch nach mitarbeiterspezifisch definierten Lohnarten bewertet
- Salden werden automatisch geführt - Arbeitszeiten, Überstunden werden damit nachvollziehbar ermittelt und dargestellt
- Überstunden werden über Warnungsmechanismen regulierbar und kontrollierbar
- Mitarbeiter werden automatisch an fehlende Zeitbuchungen erinnert
- Vorgesetzte haben fehlende Zeitbuchungen aller Mitarbeiter übersichtlich im Zugriff
- Warnungen, beispielsweise bei drohender Überschreitung der täglichen Höchstarbeitszeit, werden vom System automatisch übermittelt
- Fehlende oder fehlerhafte Zeitbuchungen können vom Mitarbeiter über Self Services selbst bearbeitet und Korrekturen beantragt werden
- Über digitale Workflows können Vorgesetzte nachträgliche Zeitbuchungen oder –korrekturen schnell und einfach bestätigen
- Fehlzeiten und Urlaube können über Self Services beantragt werden und sind bei Bestätigung automatisch in der Software hinterlegt
- Die Daten der erfassten Arbeitszeiten stehen für ausführliche Reportings zur Verfügung
- Zeitbuchungen sind direkt in der Personaleinsatzplanung verfügbar und ermöglichen einen Echtzeitüberblick über das zu verplanende Personal
- Saldenstände werden direkt in die Personaleinsatzplanung übertragen und dienen dort als Basis für eine zuverlässige und hochwertige Prognose für den optimierten Personaleinsatz