Erfassungstechniken

Die „Stempeluhr“ oder „Stechuhr“ aus dem vergangenen Jahrtausend ist bis heute ein gängiges Synonym für moderne Zeiterfassungsterminals und Zeitwirtschaftssysteme. Beschränkte sich die Funktionalität damals darauf, die aktuelle Uhrzeit auf eine Karte zu stempeln, erfüllen die heutigen Geräte deutlich mehr Funktionen und die Hauptintelligenz der Lösungen wanderte in den Software-Teil.

Ziel der Zeiterfassung ist stets die objektive Aufzeichnung von Arbeitszeiten. Objektivität ist auch die Voraussetzung für eine gerichtliche Verwertbarkeit.

Kriterien

  • Aktuelle Uhrzeit
  • Authentifizierung des Mitarbeiters
  • Nicht manipulierbare Speicherung und Verarbeitung

Als Erfassungsmedium bieten wir vielfältige Lösungen an

  • Zeiterfassungsterminals
  • Browserbasierte Erfassung
  • Software-Terminals
  • Smartphone-App
  • Fremdsysteme wie z.B. Gastronomie-Kassen

Sind die Arbeitsplätze des Unternehmens auf ein Gebäude oder Firmengelände begrenzt, ist das klassische Zeiterfassungsterminal die erste Wahl. Hängt das Terminal an einem prägnanten Ort, den der Mitarbeiter sowieso passieren muss, ist die Wahrscheinlichkeit am geringsten, dass das Stempeln vergessen wird.

Typische Aktionen, die am Terminal ausgeführt werden

  • Kommen
  • Gehen
  • Pause
  • Dienstgang
  • Arztbesuch

Die von uns verwendeten Zeiterfassungsterminals sind individuell mit Aktionen und Funktionen programmierbar. Wichtig ist, dass die Geräte auch bei einer Unterbrechung der Server-Verbindung oder bei EDV-Wartungsarbeiten weiterhin zuverlässig erfassen. Die Echtzeitverarbeitung von ATOSS Time Control gewährt stets aktuelle Statusanzeigen direkt am Erfassungsgerät

  • Resturlaub
  • Saldo (Gleitzeitkonto)
  • Mehrarbeitssaldo
  • Letzte ausgeführte Aktion

Abhängig von Branche und Tätigkeit kann es sinnvoll sein, zusätzliche Daten zusammen mit den Arbeitszeiten zu erfassen.

Die Zuordnung von Arbeitszeiten zu Projekten und Kundenaufträgen ist ein typisches Beispiel. Auch die Kombination von Zeiterfassung und Zutrittskontrolle wird häufig genutzt. Hängt das Terminal an der Eingangstüre oder einer Drehsperre, kann es auch gleich den Zutritt freigeben.

Lässt sich die Zeiterfassung eines Mitarbeiters nicht lokal begrenzen, oder sind individuelle und komplexe Informationen zu erfassen, kommt Erfassungssoftware zum Einsatz.

Eine objektive Erfassung sicherstellen bedeutet, dass der Mitarbeiter am Zeiterfassungsterminal eindeutig identifiziert wird. Die Authentifizierung erfolgt durch Wissen, Besitz, oder der Kombination aus beidem.

Besitz

  • Chipkarte
  • Schlüsselanhänger
  • Biometrische Merkmale

Wissen

  • PIN-Code
  • Benutzername / Passwort

Vergleich der wichtigsten Authentifizierungsmethoden

1. RFID / NFC

Jeder Mitarbeiter erhält einen Transponder in Ausweis- oder Anhängerform, der ihn identifiziert. Auch ein Smartphone ist möglich.

2. Biometrie

Eindeutige körperliche Merkmale wie Fingerabdruck oder Handvenen.

3. Pin-Eingabe

Einen Pin kann der Mitarbeiter einfach an einen Kollegen weitergeben, was gegen dieses Verfahren spricht. In Kombination mit RFID sichert es hingegen das Risiko bei Ausweisverlusten ab. Man spricht von einer Zwei-Faktoren-Authentifizierung.

RFID

Biometrie

Smartphone

Browser